PMO, o cómo no ahogarse en el día a día

3000 1987 Tais Álvarez

“Es que estoy a tope, no sé cuándo voy a poder”; “no te puedo decir cuándo estará listo, estoy con mil cosas a la vez”; “qué va, no está todavía, es que estoy hasta arriba”; “sé que me comprometí, pero me han pedido que termine unas cosas antes”. Esta y otras frases malditas son el pan de cada día en las pequeñas y medianas empresas. El día a día nos come, y quien forma o ha formado alguna vez parte de un equipo de trabajo sabe que esto es algo más que una frase hecha.

Por eso, toda ayuda es poca. Por eso, dejarse ayudar lo es todo.

 

Organización

Calendarios, Confluence, Nozbe, Hibox… Hay infinidad de programas, funcionalidades y aplicaciones que permiten a los miembros de un equipo de trabajo estar conectados y organizados en la consecución de sus objetivos comunes.

Aunque cueste verlo, sobre todo porque no es fácil rascar mi

nutos durante la jornada laboral, el hecho de detenerse a organizar conjuntamente con un Project manager (o responsable de gestión de proyectos) las tareas supondrá siempre una optimización del tiempo y un ahorro de energía para el grupo de trabajo.

Podría parecer una obviedad, pero se sorprenderían de ver cuántos equipos siguen funcionando hoy saltándose esta fase. Poner en común los pasos que cada miembro del departamento tiene que dar para poner en marcha un proyecto es fundamental para que salga adelante. Además, por si fuera poco, evita malentendidos. ¿Quién da más?

Compromiso

Ya nos hemos organizado, ya sabemos qué hemos de hacer y qué harán nuestros compañeros. Echemos un último vistazo a la planificación y preguntémonos: ¿seré capaz de cumplir con estos plazos?, ¿es realista?, ¿incluso si surge un imprevisto que afecte a mi área y que tenga que atender de manera urgente? Si alguna de las respuestas a estas preguntas es no, habla ahora, estás a tiempo.

Cuando trabajamos en equipo lo hacemos contando con que el engranaje funcione, con que las piezas encajen y, sobre todo, con que ninguna de ellas ralentice a las demás. Por eso debemos evitar, en la medida de lo posible, generar frustraciones en nuestros compañeros y, aún más importante, en nosotros mismos.

Ejecución

Manos a la obra. Tenemos claras cuáles son nuestras funciones, y qué plazos tenemos para ejecutarlas, así que ahora solo queda ponerse a trabajar. Y justo cuando empezamos a hacerlo, cuando más concentrados estamos en desarrollar ese software, en definir ese algoritmo, en diseñar ese flujo, es cuando un compañero de otro departamento nos interrumpe “solo un segundito” para pedirnos ayuda con algo.

Aquí se recomienda desprenderse de automatismos y hacer un rápido ejercicio de reflexión, sin grandes aspavientos, sin enturbiar la relación con nuestros compañeros y sin hiperventilar. Una pista: a veces “no” es la mejor respuesta.

Seguimiento

Dicho esto, no olvidemos que el éxito se consigue solo cuando dejamos de mirar nuestro ombligo para poner el foco en el objetivo final y en la relevancia que va a tener en el resultado lo que estamos construyendo.

Eso implica que, además de estar centrados en nuestras tareas, no perdamos de vista el objetivo común. Desterremos expresiones tan tóxicas como “ese no es mi trabajo” y hagamos ejercicios de puesta en común durante el proceso, siempre que el responsable de PMO así lo requiera.

Conseguir que el tándem PMO-equipo resulte un activo en lugar de un estorbo pasa por contar con una figura externa que tenga la vista puesta en el negocio y en el éxito del proyecto, y con un equipo que le siga con los ojos cerrados mientras concentra toda su energía en desarrollar lo que mejor sabe hacer. A veces dejarse guiar es la mejor de las decisiones.